Számlázó Programom
Projektkezelés a Számlázó Programommal egyszerűen: Hogyan hozhatunk létre egy projektet, és készíthetünk kimutatást róla? – 3. rész

Projektkezelés a Számlázó Programommal egyszerűen: Hogyan hozhatunk létre egy projektet, és készíthetünk kimutatást róla? – 3. rész

Cikksorozatunkban a projektkezelési funkciónk hasznos felhasználását mutatjuk be. Az első részben írtunk arról, hogy miért fontos a projektek csoportosítása, a hozzájuk tartozó számlák, dokumentumok, fotók nyilvántartása, és arról a fontos momentumról is, hogy egy projekt lezárásakor miért érdemes kimutatást készítenünk belőle.

Bemutatjuk, hogy hogyan kísérhetjük végig egy projektünket a Számlázó Programom szoftverünk segítségével.

Hozzuk létre a projektet

Megkötöttük a szerződést, indulhat a munka! Nem csak a munkafázisokat kell elkezdenünk előkészíteni, hanem a nyilvántartásunkat is. Ehhez nagyon hasznos segítséget nyújt a projektkezelési funkciónk, melynek létrehozása csak pár lépésből áll:

  1. Létrehozunk egy új projekt kartont a Törzsek ->Projektek menü alatt. Az „Új”-ra kattintva megnyitunk egy bianco projekt mappát.
  2. Elnevezzük a projektünket úgy, hogy mindenki számára beazonosítható legyen, hisz az összes munkatársunk, aki dolgozik a projekten, ide fogja feltölteni a hozzátartozó dokumentumokat, számlákat, fényképeket.
  3. Megjelöljük a felelős személyt, a projekt állapotát és a partnereket, akik szintén ehhez a projekthez tartoznak.
  4. Az „OK” gomb lenyomásával már létre is hoztuk az új projekt törzsünket, indulhat a nyilvántartási folyamat.

Projekt létrehozása

Nyilvántartás menete

Ahogy haladunk a projektünk munkálataival, úgy lesz egyre több eleme a nyilvántartásunknak is. Ide minden olyan fontos információt feltölthetünk, ami a projektünk sikeres és eredményes kimeneteléhez szükséges. Ha az adott projekthez

  • kiállítunk számlákat (alvállalkozóknak, anyagköltség elszámolására, munkadíjakra),
  • befogadunk számlákat (üzemanyagra, anyagköltségre partnereinktől),
  • dokumentáljuk a munka menetét a helyszínen (fotóval, egyéb megjegyzésekkel, teljesítés igazolásokkal),
  • hozzárendeljük az adott ajánlatokat és azok aktuális állapotát (kiküldés ideje, elfogadásra került-e, megbeszélés alatt van-e),

akkor minden adott ahhoz, hogy a projektünket a munka teljes ideje alatt ellenőrzésünk alatt tudjuk tartani. Miért fontos ez? Ha naprakészen tisztában vagyunk vele, hogy egy munkafázis milyen készültségi állapotban van, és az adott projektre aktuálisan mennyit költöttünk, valamint mennyi volt a bevételünk, nagyon kis százalékra redukáljuk az esélyét, hogy az elvállalt munka deficites eredményt hozzon a végösszesítésnél. Abban az esetben, ha végig tudjuk követni projektünk életét, akkor akármikor be is tudunk avatkozni, ha szükséges. Lehetőségünk van áttervezni a folyamatokat, új beszállítókat keresni, újratervezni a folyamatokat akár munka közben is, hiszen rálátunk az addigiakra. Ez akár a cég életét is megmentheti.

Lezárás, kimutatás készítése

Ha eljön a projektlezárás ideje, mindennel elkészültünk, átvették tőlünk a munkákat, sőt, akár már ki is fizették, akkor mindenképpen javasolt egy összegző kimutatást készíteni a projektünkről.

Itt kap (még) nagy hangsúlyt a nyilvántartásunk precíz vezetése, hiszen, ha hiányos adatok állnak rendelkezésünkre, akkor bizony az az összegzést is elferdítheti.

Nyilvántartásunk adatai alapján kiértékelhetjük a projekt sikerességét, ami alapján a következőt megtervezhetjük vagy ugyanígy, ha jól működött, vagy teljesen más irányba, ha azt látjuk, hogy a lezárt projektünk nem hozta az elvárt eredményeket.

Projekt összesítés

Összesítő táblázat egy projektre vonatkozólag

Le tudjuk szűrni a Törzsek->Kimutatások menüpont alatt projektre szűkítve a

  • forgalmat – számlaforgalom lista, amit szűkíthetünk dátum, fizetési módok, üzletkötő vagy hátralék szerint is; összesíthetjük napra, hónapra, csoportokra,
  • termékek részletes eladási forgalmát – összesíthetjük az adott projektre eladott és vásárolt termékeket partnerre, termékcsoportra, üzletkötőre is,
  • komplex crm riportot – a vásárlási szokások elemzésére, a partnereink komplex, havi toplistájára szűrve,
  • marketing csatornák elemzését – mennyit költöttünk hirdetésre, melyik csatorna volt a leghatékonyabb költség/konverzió viszonylatban.

Projekt kimutatás

A precíz projektnyilvántartás és természetesen maga a projekt sikeres kivitelezése a két fő összetevője annak, hogy az Ön cége is csak a jövedelmező, sikert hozó projekteket tudhassa referenciájában.

Ha Ön eddig hezitált, ragadja meg az alkalmat, és töltse le most a demo verziót: http://www.szamlazoprogramom.hu/demo-letoltese

 

 

Címke: , , ,

About the Author

Admin

 

Be the first to comment “Projektkezelés a Számlázó Programommal egyszerűen: Hogyan hozhatunk létre egy projektet, és készíthetünk kimutatást róla? – 3. rész”