Számlázó programot bármikor lehet váltani, akár évközben is. A többség mégis az évváltáskor szokta ezt megtenni.
A Január 1 ideális időpont a váltáshoz, több szempontból is:
- Új év, új kezdet, így az új programmal egy teljes év forgalmát, nyereségét, kiadásait láthatjuk egyben
- Év eleji időszak sok cég esetén nyugodtabb, több lehetőséget ad az új program megismerésére
- A leltárazást könnyebb egy új programba felvezetni
Egy új cég esetén természetesen az alakulás után rögtön érdemes egy olyan rendszert bevezetni, ami hosszútávra ki tudja szolgálni a cég fejlődését.
Meglévő cégek esetén azonban bőven elég ha az új hónapot kezdik az új programmal, de ez sem törvényi előírás. A lényeg, hogy úgy vezessék be a programot, hogy azt megfelelően megismerték előtte.
Természetesen az új program csak akkor fogja beváltani a hozzá fűzött reményeket, ha kollégáink megfelelően használják.
Ezért érdemes a megelőző időszakot a program megismerésével tölteni, felkeresni a fejlesztő céget egy komplett oktatás miatt.
Ha szükséges valami fejlesztés, kiegészítés, még van idő a lefejlesztéshez.
Mi mindig meglepődünk azon, amit érdeklődőinktől hallunk, hogy sok helyen nem lehetséges a személyes konzultáció, illetve a helyszíni oktatás sem megoldható sok helyen. Mi ezzel szemben kimondottan úgy szeretünk “elindítani egy céget” a szoftverünkkel, hogy előtte találkozunk, megismerjük egymást.
A régi programból kimentett termék és partner törzset érdemes még egy kicsit “kigyomlálni”, kitörölni az elfekvő termékeket, nagyon régi vásárlókat, kijavítani a rossz cikkszámokat, rossz megnevezéseket.
Milyen modern funkciókat keressünk a piacon, amit a régi programok nem tudnak?
- Felhő alapú működés – bárhonnan elérhető a rendszerünk, nem csak egy gépről. Több bolt összeköthető így.
- Mobilalkalmazás – PC mellett üzletkötőink egy tableten is vehetnek fel rendelést az ügyfélnél, sőt nyomtathatnak is, akár offline is. Az ügyfél tableten aláírhatja a számlát. Mobilnyomtatással rögtön odaadhatjuk a számlát az ügyfélnek nem kell utólag küldeni
- Integrációk: összeköthetőek meglévő hírlevél szoftverünkkel, webáruházunkkal (pl. SHOPRENTER, UNAS)
- Beépített cég-adatbázis, ami felhozza a cég adatait: pontos név, cím, adószám – és ellenőrzi is hogy élő adószáma van-e a cégnek
- Minden olyan manuális adatrögzítést minimalizálni kell, ami a cégünknél a legtöbb időt elveszi
- Havidíjas: nem igényel egy nagy összegű befektetést, a havidíjért cserébe mindig annyi gépen használhatjuk, amire épp igényünk van. Rugalmas, tervezhető kiadás
- CRM – Professzionális ügyfélkezelés, érdeklődők nyilvántartása, értékesítési lehetőségek vezetése
- Vásárlási szokások elemzése a trendekről, várható rendelésekről
- Összeköthető Google Naptárral, Excelbe menthető kimutatások
- E-mailben küldhető bizonylatok
Milyen lépéseket kell megtennünk még idén, hogy januárban már az új programot tudjuk használni?
- Írjuk össze, mire van szükségünk, mi az ami a leginkább megkönnyítené a napi munkánkat
Érdemes onnan megközelíteni ezt, hogy mi az, amivel a legtöbb időnk megy most el?
Például:
Tényleges számlaírás (nem túl valószínű a mai világban, hogy ez lenne a legkritikusabb pont),
Excel nyilvántartások vezetése (pl. jutalék, eladási statisztikák a beszállítóknak, kintlévőségek vezetése, ez már valószínűleg sokaknál lehet napi feladat)
Beszállítói megrendelések leadása, összeírni, hogy egyáltalán miből kell rendelnünk
Webáruházas rendelések leszámlázása
Üzletkötőink rendelésének berögzítése a papírok alapján
Másnapi túratervek összeállítása
Érdeklődők listáinak vezetése (ha egyáltalán van ilyenünk) - Demó programok letöltése, kipróbálása
Érdemes több programot kipróbálni, azonan 4-5 programnál több esetén könnyen elveszthetjük a fonalat, könnyű belezavarodni.
Olyan programot keressünk, aminek a számlaképével több partnerünk esetén is találkoztunk már, kérdezzünk utána, hogy elégedettek-e velük. - Fejlesztők megkeresése a mi igényeinkkel
Érdemes először e-mailen megküldeni az igényeinket, utána pedig telefonon is konzultálni azokról.
Szűkítsük le a programok listáját 2-3-ra, és menjünk el a fejlesztőkhöz, ismerjük meg kik adják a supportot a programhoz. - Termék és partner listák rendszerezése
Mint említettük korábban, ilyenkor érdemes karbantartani a terméklistánkat, kigyomlálni azokból a régi termékeket. Frissíteni az árakat, megnevezéseket, cikkszámokat.
Partnerek esetén kitölteni a hiányzó adószámokat, címeket, csoportba rendezni azokat: kisker, nagyker, viszonteladó. - Személyre szabott demó kérése
Kérjünk egy olyan demó verziót, ami már hasonló az éles programhoz, a mi partner és terméktörzsünk van benne, csak még demó számlát ad. Fontos, hogy a kollégáink 1-2 hétig használják párhuzamosan a két programot, hogy kiderüljön mi az amit még finomhangolni kell az új programnál, mire kell rákérdezni.
Tegye meg az első lépést, töltse le Számlázó Programunk demó verzióját innen!